Por que você deve pensar em organizar a sua vida profissional? Porque quanto mais organizada ela for, mais produtivo você será. E não pense que produtividade é simplesmente produzir mais na empresa onde trabalha ou no seu próprio negócio.

Organizar sua vida profissional significa, antes de tudo, ter mais tempo para fazer o que quiser: trabalhar mais, se divertir ou passar mais tempo com a família.

E quem é que não deseja ter mais qualidade de vida? Siga com a leitura e conheça 10 passos para organizar a sua vida profissional!

Passo 1: Crie um calendário com todas as atividades

Quando o assunto é organizar sua vida profissional ou pessoal, é necessário ter um planejamento. O calendário serve justamente para isso, afinal você precisa de um local para registrar tudo o que precisa ser feito.

E não precisa ser um calendário eletrônico, como o Google Calendar ou Outlook. Pode ser numa planilha Excel ou até do jeito antigo, em um caderno ou agenda.

O mais importante é que ele possa ser dividido em duas partes: a primeira é a geral, que abrange o ano inteiro. Nela, você vai registrar todas as suas principais atividades, sejam as ações que você já faz cotidianamente ou que ainda pretende fazer. Dessa forma, você  “bloqueia” as datas e não deixa de fazer o que é essencial.

Um exemplo prático para isso é o período de férias: se você tem em mente uma data para elas, já deixe marcado aqueles dias em que você não estará disponível. Caso contrário, convém pensar no assunto com antecedência, para não acabar ficando sem o merecido descanso.

Outra dica é reservar os horários correspondentes aos compromissos pessoais, também. É uma forma de saber que aquele período não estará disponível para outras atividades.

A segunda parte do calendário pode ser dividida por meses, onde você vai anotar as tarefas que estão sendo planejadas em cada dia.

Lembre-se: não importa se é analógico ou digital, o importante é ter tudo anotado, de forma que você possa observar o cenário e organizar sua vida.

Passo 2: Classifique suas atividades por ordem de prioridade

Priorizar também é uma necessidade. Portanto, o próximo passo é classificar as atividades de acordo com sua importância ou urgência.

Para cumprir esta etapa com mais precisão, é interessante avaliar em que momento do dia você é mais produtivo.

Se trabalha no regime CLT, talvez não tenha muita escolha, mas caso seja um autônomo, empresário ou um profissional que tenha mais flexibilidade, é fundamental ter essa visão, a fim de reservar os períodos de maior produtividade para as tarefas mais complexas e vice-versa.

Como resultado, você será mais produtivo.

Passo 3: Separe 15 minutos por dia para acompanhar o revisar o calendário

Você já conhece um procedimento de administração chamado PDCA? A sigla vem do inglês e representa o seguinte:

P = Plan (Planejar)

D = Do (Fazer)

C = Check (Checar)

A = Act (Agir)

Normalmente, as pessoas planejam, começam a fazer, mas se esquecem de checar. E aí está a razão pela qual a maioria não faz tudo o que gostaria.

Se você não checar o que está sendo feito todos os dias, não consegue avaliar o seu desempenho (o que foi feito ou não) e o calendário perde sua efetividade.  Portanto, não se esqueça: checar é preciso!

Passo 4: Organize tanto seu espaço físico quanto virtual

Nos dias atuais, em que todos têm o computador e o celular como ferramentas de trabalho, é importante manter em ordem tanto seu espaço de trabalho físico quanto o virtual.

Acontece que muitas pessoas conseguem até deixar sua mesa organizada, mas quando vão para os seus dispositivos eletrônicos, perdem um tempo precioso procurando um documento.

Na hora, pode parecer que o tempo perdido é insignificante, mas, ao final de dias, meses ou anos, você vai perceber o quanto isso afeta a sua capacidade produtiva.

Passo 5: Trello: utilize esta ferramenta para gerenciamento das atividades

Quer uma dica de ferramenta super simples e eficiente para organizar a sua vida? Experimente o Trello, um aplicativo para gestão de tarefas baseado na metodologia Kanban.

Criado na montadora japonesa Toyota, esse modelo de gestão ficou famoso no mundo todo por dividir os processos da seguinte forma:

  • O que está planejado
  • O que está sendo feito
  • O que já foi feito
  • O que está pendente

Essa divisão permite organizar melhor sua vida profissional, dando uma visão geral de tudo o que está acontecendo no seu projeto. Assim, fica muito mais fácil analisar como está o seu desempenho ao longo do dia (ou mês, se preferir), sabendo o que está atrasado ou não.

Sem contar que essa aplicação é totalmente colaborativa, ou seja, se o projeto envolve uma equipe, é possível compartilhar essa visão com cada um dos membros e verificar o andamento das suas atividades.

Passo 6: Trello: digitalize o que for possível e guarde tudo

Uma outra funcionalidade muito bacana no Trello é permitir a digitalização e o armazenamento de documentos em formato de cards, nome dado a cada registro de atividade dentro da ferramenta.

Dessa forma, tudo o que for realmente importante ficará na nuvem — sem risco de perdas de dados — e você poderá encontrar de maneira mais fácil.

Digitalizar documentos é complicado?

Nem um pouco. Com o aplicativo de celular Camscanner, é possível migrar documentos impressos para o ambiente digital sem complicação, apenas tirando uma foto deles com seu celular.

Passo 7: Serviços de freelancers: terceirize atividades que não são chave

Hoje em dia, é cada vez mais comum utilizar plataformas para terceirizar serviços que não são do seu core business, mas que são relevantes para o sucesso do seu negócio.

Recomendamos utilizar sites como GetNinjas, 99Freelas e Workana, onde encontram-se profissionais para desempenhar atividades que não são a sua especialidade.

Terceirizando esse tipo de serviço, você ganha tempo e eficiência, o que te permitirá organizar sua vida.

Passo 8: Esqueça a multifuncionalidade: faça uma coisa por vez

Imagine o seguinte cenário: você está focado em uma atividade no seu computador, de repente, chega uma mensagem no celular e você para para responder. Uma notificação de e-mail na caixa de entrada, e você para para ler. Pior ainda, você interrompe uma tarefa que estava em andamento para fazer outra mais urgente.

Daí, quando retorna à tarefa anterior, já nem lembra mais o que estava fazendo. Parece familiar? Pois é, essa é uma situação bastante comum no mundo acelerado de hoje, em que estamos sempre atarefados e somos interrompidos a todo instante.

É comum ver pessoas que se orgulham por serem multifuncionais — capazes de fazer muitas coisas ao mesmo tempo — característica que passou a ser bastante valorizada e requisitada pelas empresas. Mas a verdade é que quem faz muitas coisas ao mesmo tempo, acaba não fazendo nenhuma muito bem.

Estudos comprovam que o cérebro demora pelo menos 15 minutos para assimilar uma nova atividade ou retomar o que estava fazendo antes. Então, é muito mais efetivo focar em uma única tarefa e não largá-la até terminar.

Na dúvida, não hesite em desligar ou deixar o celular no modo avião para evitar distrações desnecessárias e manter o foco. Esse é outro requisito para organizar a vida profissional.

Passo 9: Faça das atividades uma rotina, que vire um hábito

As pessoas costumam pensar que a rotina é algo ruim. E não é, necessariamente. Para executar as atividades que você gosta (ou não), é fundamental adotar uma rotina e transformá-la em hábito.

Assim, você consegue dar conta das suas atividades cada vez mais rápido e ganha tempo para fazer outras coisas. Portanto, criar uma rotina é extremamente importante para organizar sua vida profissional.

Passo 10: Estabeleça uma recompensa pelo cumprimento das rotinas

No livro O Poder do Hábito, o autor Charles Duhigg fala sobre como criar novos hábitos e fazer com que eles sejam recorrentes. A forma que ele encontrou é estabelecer recompensas toda vez que conseguirmos cumprir uma determinada rotina ou objetivo.

Então, se você tem dificuldade em fazer o seu controle financeiro, por exemplo, dê um presente a si mesmo toda vez que completar essa tarefa. Coma algo que goste, faça uma atividade prazerosa, qualquer coisa que te dê satisfação vale para que o cérebro vá relacionando aquela atividade com a recompensa.

E quando essa relação estiver consolidada, aquela tarefa que parecia ser extremamente chata ou difícil se tornará algo até desejável. E, com isso, você terá uma vida mais organizada.

Conclusão

Ser mais produtivo e encontrar o tão sonhado equilíbrio entre vida pessoal e profissional é um grande desafio nos dias de hoje.

Às vezes, por mais que a gente se esforce, parece impossível dar conta de tudo. E é aí que o estresse toma conta, deixando-nos mais improdutivos. Mas, como vimos, é bem fácil evitar frustrações e organizar sua vida formulando um calendário de atividades.

Com as instruções que demos neste artigo, você terá uma previsão de tudo o que deve ser feito durante o ano, podendo estabelecer suas metas e cumprí-las. É claro que, no meio desse caminho, podem acontecer imprevistos, por isso é importante ter tudo registrado para não se desviar dos seus objetivos.

Experimente seguir estes 10 passos para organizar sua vida profissional e comprove que é possível ter uma vida mais produtiva e feliz.

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